آمر تدارکات (Head of Procurement)

Job Summary هدف بست مدیریت، برنامه‌ ریزی، هماهنگی و نظارت بر تمام فعالیت‌ های تدارکاتی شرکت، شامل خرید کالا، خدمات، تجهیزات، مواد ساختمانی و عقد قراردادها، با رعایت اصول شفافیت، رقابت، صرفه‌ جویی، کیفیت و تحویل ب ه‌موقع . ۳ . وظایف و مسئولیت‌ها الف) مدیریت و برنامه‌ ریزی تدارکات تهیه و تطبیق پلان سالانه تدارکات شرکت . بررسی و تأیید درخواست‌ های خرید بخش‌ها و پروژه‌ها . تعیین اولویت‌های خرید مطابق نیازهای عملیاتی . نظارت بر اجرای پالیسی‌ها و طرزالعمل‌ های تدارکاتی . ب) خرید کالا، خدمات و قراردادها مدیریت روند تهیه و خرید مواد ساختمانی، ماشین‌آلات، تجهیزات و خدمات . نظارت بر تهیه اسناد داوطلبی، استعلام نرخ، درخواست پیشنهاد (RFP/RFQ) و قراردادها . بررسی و ارزیابی پیشنهادهای شرکت‌ کنندگان در داوطلبی . اشتراک در کمیته‌ های ارزیابی و انتخاب برنده . اطمینان از عقد قراردادها مطابق قوانین و منافع شرکت . ج) مدیریت تأمین‌ کنندگان ایجاد و ب ه‌روزرسانی بانک اطلاعاتی تأمین‌ کنند گان . ارزیابی عملکرد تأمین‌ کنند گان از نظر کیفیت، قیمت و زمان تحویل . مذاکره برای به‌دست‌ آوردن بهترین قیمت و شرایط قرارداد . حفظ روابط حرفه‌ای با تأمین‌ کنند گان و قراردادی‌ ها . د) نظارت بر تحویل و انبار هماهنگی با مدیر انبار برای دریافت و تحویل کالاها . اطمینان از مطابقت کالاهای تحویلی با قرارداد و سفارش خرید . پیگیری تأخیرها و مشکلات در تحویل کالاها . نظارت بر موجودی انبار و برنامه‌ ریزی خرید مجدد . هـ) کنترل مالی و اسناد هماهنگی با مدیریت مالی برای پرداخت به‌ موقع تأمین‌ کنندگان . بررسی اسناد خرید و تأیید آن‌ها قبل از پرداخت . حفظ و بایگانی اسناد تدارکاتی مطابق اصول مدیریت اسناد . تهیه گزارش‌های دوره‌ای از فعالیت‌ های تدارکاتی . و) کنترول داخلی و انطباق رعایت قوانین نافذه، اصول اخلاقی و پالیسی‌ های شرکت در تمام مراحل تدارکات . جلوگیری از تضاد منافع، تقلب و فساد اداری . همکاری با مفتشین داخلی و خارجی و ارائه اسناد مورد نیاز . اجرای توصیه‌های حسابرسی و بازرسی . ز) مدیریت کارکنان رهبری، هدایت و ارزیابی کارکنان بخش تدارکات . شناسایی نیازهای آموزشی و ارتقای ظرفیت کارکنان . توزیع وظایف و نظارت بر اجرای آن‌ ها . ۴ . صلاحیت‌ها تأیید درخواست‌های خرید در حدود صلاحیت . امضای اسناد و قراردادهای تدارکاتی مطابق صلاحیت تفویض‌ شده . پیشنهاد انتخاب یا حذف تأمین‌ کنند گان . پیشنهاد اصلاح پالیسی‌ها و طرزالعمل‌ های تدارکاتی . اشتراک در جلسات مدیریتی مرتبط با خرید و قراردادها . Job Requirements تحصیلات حداقل مدرک لیسانس در رشته‌های مدیریت، اداره و تجارت، اقتصاد، لوژستیک، مهندسی یا رشته‌ های مرتبط . داشتن مدرک ماستری یا گواهینامه‌ های حرفه‌ای در تدارکات مزیت محسوب می‌شود . تجربه کاری حداقل ۵ تا ۷ سال تجربه کاری در امور تدارکات، خرید یا مدیریت قراردادها . حداقل ۳ سال تجربه مدیریتی در بخش تدارکات . تجربه در شرکت‌ های ساختمانی یا پروژه‌های زیربنایی مزیت محسوب می‌شود . مهارت‌های تخنیکی تسلط بر اصول تدارکات، خرید و مدیریت قراردادها . آشنایی با قوانین تدارکات افغانستان و اصول بین‌ المللی خرید . مهارت در Microsoft Office ، به‌ویژه Excel و Word. توانایی تهیه اسناد داوطلبی، قراردادها و گزارش‌های تدارکاتی . ۶ . شایستگی‌های لازم رهبری و مدیریت تیم . مهارت قوی در مذاکره و عقد قرارداد . قدرت تحلیل و تصمیم‌ گیری . برنامه‌ریزی و سازماندهی . صداقت، شفافیت و امانت‌ داری . مهارت حل مسئله . توانایی کار تحت فشار و رعایت ضرب‌الاجل‌ها . مهارت عالی در برقراری ارتباط و گزارش‌ دهی . ۷ . شاخص‌های ارزیابی عملکرد (KPIs) تکمیل خریدها در زمان تعیین‌شده . صرفه‌ جویی در هزینه‌ های خرید بدون کاهش کیفیت . رعایت کامل قوانین و طرزالعمل‌ های تدارکاتی . کیفیت و سرعت تهیه اسناد و قراردادها . رضایت پروژه‌ها و بخش‌های استفاد ه‌کننده از خدمات تدارکاتی . کاهش تأخیر در تأمین مواد و تجهیزات . موفقیت در حسابرسی‌ های داخلی و خارجی . ۸ . روابط کاری گزارش‌دهی به : رئیس عمومی، مدیر عملیاتی یا مدیرعامل نظارت بر : افسر تدارکات مسئول خرید مدیر انبار تهیه‌ کننده اسناد تدارکاتی سایر کارکنان بخش تدارکات همکاری داخلی با : مدیر مالی مدیر حسابداری مدیر پروژه‌ها مدیر لوژستیک مدیر منابع بشری مفتش داخلی مدیر انبار همکاری بیرونی با : تأمین‌ کنندگان قراردادی‌ها شرکت‌ های حمل‌ ونقل بانک‌ ها و نهادهای ذیربط