مدیر تهیه اسناد تدارکتی (Procurement Documentation Officer)

Job Summary هدف بست مدیریت، تهیه، بازنگری و حفظ تمامی اسناد تدارکاتی شرکت مطابق قوانین نافذه، پالیسی‌های داخلی و معیارهای شفافیت، به‌منظور اجرای مؤثر و قانونی روندهای خرید، داوطلبی و قراردادها . ۳ . وظایف و مسئولیت‌ ها الف) تهیه اسناد تدارکاتی تهیه اسناد درخواست خرید (Purchase Requisition). تهیه اسناد استعلام نرخ (RFQ) ، درخواست پیشنهاد (RFP) و دعوت به داوطلبی . تهیه مشخصات فنی (Technical Specifications) با هماهنگی بخش‌های ذیربط . ترتیب و تنظیم اسناد داوطلبی مطابق قوانین و پالیسی‌ های شرکت . تهیه پیش‌ نویس قراردادها، الحاقیه‌ها و تعدیلات قرارداد . ب) مدیریت روند داوطلبی نشر و توزیع اسناد داوطلبی به شرکت‌ کنند گان . دریافت، ثبت و نگهداری پیشنهادها . همکاری با کمیته ارزیابی در بررسی اسناد داوطلبی . تهیه صورت‌ جلسات، گزارش ارزیابی و پیشنهاد اعطای قرارداد . پیگیری روند تصویب قراردادها . ج) مدیریت اسناد و آرشیف حفظ و بایگانی منظم تمامی اسناد تدارکاتی . ایجاد سیستم آرشیف فزیکی و الکترونیکی . حفظ محرمانگی اسناد و اطلاعات تدارکاتی . تهیه نسخه‌ های مورد نیاز برای حسابرسی و بازرسی . د) کنترول کیفیت اسناد بررسی کامل بودن اسناد قبل از صدور یا امضا . اطمینان از رعایت قوانین، طرزالعمل‌ها و پالیسی‌ های تدارکاتی . اصلاح نواقص و مغایرت‌ های اسناد . به‌روزرسانی فورمه‌ ها و قالب‌ های تدارکاتی . هـ) گزارش‌ دهی تهیه گزارش‌های روزانه، ماهوار و سالانه از فعالیت‌ های اسنادی . گزارش وضعیت قراردادها و اسناد تدارکاتی . تهیه فهرست قرارداد های فعال، خاتمه‌ یافته و در حال اجرا . ارائه گزارش به آمر تدارکات و مدیریت . و) همکاری و هماهنگی هماهنگی با بخش‌های مالی، حقوقی، پروژه‌ها، انبار و لوژستیک . همکاری با مفتشین داخلی و خارجی . پاسخ‌ گویی به ملا حظات حسابرسی و ارائه اسناد مورد نیاز . انجام سایر وظایف مرتبط که از سوی آمر تدارکات سپرده می‌شود . ۴ . صلاحیت‌ها بررسی و تأیید اسناد تدارکاتی قبل از ارائه به آمر تدارکات . درخواست اطلاعات و اسناد از بخش‌های ذیربط . پیشنهاد اصلاح فورمه‌ ها و طرزالعمل‌ های تدارکاتی . نظارت بر حفظ و نگهداری آرشیف اسناد . اشتراک در جلسات مرتبط با داوطلبی و قراردادها . Job Requirements تحصیلات حداقل مدرک لیسانس در رشته‌ های حقوق، اداره و تجارت، اقتصاد، مدیریت، لوژستیک یا رشته‌ های مرتبط . تجربه کاری حداقل ۴ تا ۵ سال تجربه کاری در امور تدارکات، تهیه اسناد یا مدیریت قراردادها . تجربه در شرکت‌ های ساختمانی یا پروژه‌های ملی و بین‌ المللی مزیت محسوب می‌شود . مهارت‌ های تخنیکی تسلط بر قوانین و اصول تدارکات . توانایی تهیه اسناد داوطلبی و قراردادها . مهارت عالی در Microsoft Word و Excel . توانایی تنظیم گزارش‌های رسمی و مکاتبات اداری . آشنایی با سیستم‌ های مدیریت اسناد و آرشیف . ۶ . شایستگی‌ های لازم دقت و توجه به جزئیات . صداقت، امانت‌ داری و حفظ محرمانگی . مهارت عالی در نگارش و مستند سازی . توانایی برنامه‌ ریزی و مدیریت زمان . مهارت تحلیل و حل مسئله . توانایی کار گروهی و برقراری ارتباط مؤثر . توانایی کار تحت فشار و رعایت ضرب‌الاجل‌ها . ۷ . شاخص‌ های ارزیابی عملکرد (KPIs) تهیه به‌ موقع و دقیق اسناد تدارکاتی . کاهش اشتباهات و نواقص اسناد . رعایت کامل قوانین و طرزالعمل‌های تدارکاتی . نظم و کیفیت آرشیف اسناد . سرعت پاسخ‌ گویی به نیازهای بخش‌ ها . موفقیت در حسابرسی‌ های داخلی و خارجی . رضایت مدیریت از کیفیت اسناد و گزارش‌ها . ۸ . روابط کاری گزارش‌دهی به : آمر تدارکات همکاری داخلی با : مدیر مالی مدیر حسابداری مدیر پروژه‌ها مدیر انبار مدیر لوژستیک واحد حقوقی مفتش داخلی کمیته تدارکات همکاری بیرونی با : تأمین‌ کنند گان قراردادی‌ ها مشاوران و نهاد های نظارتی