مدیریت پذیرش و عرایض

Role summary مدیریت، تنظیم و کنترول مؤثر روند پذیرش مراجعین، دریافت، ثبت، ارجاع و تعقیب عرایض، درخواست‌ها و مکاتیب وارده، حصول اطمینان از رسیدگی به‌موقع و مؤثر به اسناد و عرایض، تأمین هماهنگی با بخش‌های مربوطه و حفظ محرمیت و مصونیت اسناد، به‌منظور ارائه خدمات منظم، شفاف و مؤثر به مراجعین و بهبود روند مدیریت و تعقیب اسناد در چارچوب قوانین، مقررات، پالیسی‌ها و طرزالعمل‌های نافذۀ شرکت. Duties and responsibilities · تهیه و ترتیب پلان کاری ماهوار، ربعوار و سالانه در مطابقت با پلان مدیریت عمومی مربوطه جهت رسیدن به اهداف تعیین شده شرکت. · مدیریت و تنظیم بر روند پذیرش مراجعین، دریافت عرایض، درخواست‌ها، پیشنهادات و سایر مکتوبات وارده و حصول اطمینان از ثبت و رسیدگی به‌موقع آن‌ها مطابق قوانین، مقررات و طرزالعمل‌های نافذه. · مدیریت و کنترول بر ثبت، تفکیک، ترتیب و توزیع عرایض و مکتوبات وارده به مراجع و بخش‌های مربوطه و حصول اطمینان از انتقال به‌موقع اسناد به مرجع ذی‌صلاح. · مدیریت بر روند پذیرش و راهنمایی مراجعین، ارائه معلومات لازم در حدود صلاحیت و جلوگیری از ایجاد تأخیر و ازدحام در روند مراجعه و رسیدگی به عرایض. · تعقیب اسناد، عرایض و درخواست‌های ارجاع‌شده به بخش‌های مربوطه و حصول اطمینان از ارائه پاسخ و اجراآت لازم در مهلت تعیین‌شده. · بررسی و کنترول ثبت عرایض و مکاتیب در دفاتر، فورم‌ها یا سیستم‌های الکترونیکی مربوطه و حصول اطمینان از حفظ سوابق دقیق و قابل دسترس اسناد. · تهیه و ارائه گزارش‌های دوره‌یی از وضعیت عرایض، اسناد وارده، اسناد ارجاع‌شده، اسناد تحت تعقیب و اسناد اجراآت‌شده به مدیر عمومی آرشیف و سایر مراجع ذی‌صلاح. · حصول اطمینان از حفظ محرمیت، مصونیت و جلوگیری از مفقودی، دست‌کاری، افشای غیرمجاز و استفاده نادرست از عرایض، اسناد و معلومات مربوط به مراجعین. · بررسی و تحلیل مشکلات و نواقص موجود در روند پذیرش و تعقیب عرایض و پیشنهاد راهکارهای عملی جهت بهبود، تسریع و مؤثرساختن روند ارائه خدمات به مراجعین. · تأمین ارتباطات و هماهنگی با مراجع ذیدخل پیرامون پیشبرد به موقع امور محوله. · ارائه گزارش ماهوار، ربعوار، سالانه و عندالضرورت از فعالیت‌ها و دست آوردهای به مدیر مربوطه. · اجرای سایر وظایف که از طرف آمر مربوطه مطابق قوانین، مقررات و اهداف اداره سپرده می‌شود. Job requirements · داشتن سند تحصیلی حداقل لیسانس از رشته‌های ادارۀ تجارت، حقوق، ادارۀ عامه و سایر رشته‌های مرتبط به وظیفه. · داشتن تجربۀ کاری حداقل (۱) سال مرتبط به وظیفه – حایز سند ماستری و دوکتورا از این حکم مستثنی می‌باشد.