مدیریت عمومی ارتباط با سفارت خانه ها و قونسلگری ها

Role summary هدف اصلی این بست تقویت روابط دیپلوماتیک اقتصادی،تجاری،سرمایه‌گذاری میان اتاق تجارت و سرمایه‌گذاری افغانستان و سفارت‌خانه‌ها، قونسلگری‌های فعال در افغانستان. مدیر عمومی ارتباط با سفارت‌خانه‌ها و قونسلگری‌ها مسئولیت تطبیق و اجرای اهداف مدیریت عمومی را بر عهده داشته و در هماهنگی مستقیم با آمریت ارتباط خارجه فعالیت می‌کند. Duties and responsibilities وظایف، صلاحیت ها و مسولیت ها 1. مدیر عمومی مکلف است در همه اقدامات حساس دیپلوماتیک، قبل از اقدام، هماهنگی قبلی با امریت ارتباط خارجه و معاونیت پالیسی هیئت عامل انجام دهد. 2. هرگونه مکاتبه، دعوت، برنامه ملاقات با طرف‌های خارجی، باید مطابق هدایت پروتکولی و پالیسی های رسمی اتاق باشد. 3. در صورت بروز موضوعات سیاسی،حساس، گزارش فوری به امریت ارتباط خارجه و معاونیت پالیسی الزامی است. 4. ایجاد و نگهداری ارتباط منظم و مؤثر با سفارت‌خانه‌ها و قونسلگری‌ها و تعیین مسیرهای رسمی ارتباطی. 5. نمایندگی اتاق در هماهنگی‌های دیپلوماتیک-اقتصادی (با حفظ حدود صلاحیت و پروتکل). 6. پیگیری موضوعات دپلوماتیک، اداری که بر تجارت و سرمایه‌گذاری اثر می‌گذارد، از مسیر رسمی و مستندسازی نتیجه. 7. نظارت و امضای، تأیید مکاتبات رسمی مرتبط با سفارت‌خانه‌ها و قونسلگری‌ها طبق قانون و هدایت‌های امریت ارتباط خارجه. 8. تضمین صحت عنوان‌ها، ادبیات رسمی، ترتیب تشریفات، و رعایت کامل پروتکل در: دعوت‌نامه‌ها ، نامه‌های رسمی ، درخواست ملاقات، برنامه ها و نشست‌ها 9. تضمین محرمانگی اطلاعات حساس و جلوگیری از افشای غیرمجاز. 10. تنظیم برنامه ملاقات‌ها و نشست‌های دیپلوماتیک-اقتصادی با همکاری واحدهای مرتبط و در هماهنگی با امریت ارتباط خارجه. 11. تعیین، پیشنهاد دستور جلسه، پیام‌های کلیدی (Key Talking Points) و اهداف ملاقات برای حصول نتیجه. 12. پس از هر ملاقات: اطمینان از تهیه صورت‌جلسه (Minutes) ، تعیین اقدامات بعدی ، پیگیری تحقق نتایج تا رسیدن به نتیجه یا گزارش وضعیت. 13. مدیریت یا نظارت بر برنامه‌ریزی رویدادهایی که زمینه معرفی فرصت‌های تجارت و سرمایه‌گذاری را برای نمایندگی‌های خارجی فراهم می‌کند. 14. آماده‌سازی گزارش “خروجی رویداد” شامل: لیست مهمانان، نمایندگی‌ها، توافق‌ها یا تفاهم‌های مطرح‌شده، پیشنهاد اقدامات بعدی و مسئول، مهلت 15. ارائه گزارش ماهانه حداقل شامل: تعداد مکاتبات، ملاقات‌های انجام‌شده ، وضعیت پرونده‌های در جریان ، نتایج و پیشنهادها 16. ارائه گزارش‌های فصلی و سالانه مطابق هدایت امریت ارتباط خارجه و مدیریت اتاق. 17. در موضوعات فوری و حساس، گزارش فوری (در همان روز، کمتر از ۲۴ ساعت در صورت امکان) ارسال گردد. 18. اطمینان از اینکه کلیه اسناد مربوط به مکاتبات، دعوت‌نامه‌ها، صورت‌جلسه‌ها و نتایج، به‌صورت درست ثبت و بایگانی شود. 19. مدیریت و کنترل کیفیت پروتکل و اسناد (بدون تناقض در عنوان‌ها، تاریخ‌ها، و تعهدات). 20. ممنوع است بدون هماهنگی با امریت ارتباط خارجه: تعهد سیاسی بدهد؛ توافقی با اثر حقوقی ایجاد کند؛ یا وعده‌های اجرایی خارج از صلاحیت اتاق بدهد. 21. ممنوع است از نام مدیریت، اتاق برای اهداف غیرمرتبط، غیرقانونی یا شخصی استفاده شود. 22. این شخص در برابر عملکرد، گزارش‌دهی دقیق، رعایت پروتکل، محرمانگی و تحقق اهداف تعیین‌شده پاسخگو است. 23. تخطی از مفاد این لایحه مطابق مقررات اداری مورد رسیدگی قرار می‌گیرد. Job requirements شرایط تحصیل و تجربه کاری - حداقل درجه تحصیلی: لیسانس در رشته ‌های روابط بین‌الملل، حقوق تجاری بین المللی، حقوق و اقتصاد و به ماستری ارجحیت داده میشود - حد اقل تجربه کاری: پنج (4) سال تجربه کاری مرتبط . تخصص، مهارت‌ها و شایستگی‌ها 1. تسلط به زبان انگلیسی (توانایی مکاتبه، گزارش‌نویسی و گفتگو در سطح حرفه‌ای) . 2. تخصص و مهارت‌های کامپیوتری، (اداری، اسناد، ارتباطات و سیستم‌های مورد استفاده اتاق) . 3. توانایی مدیریت روابط با نهادهای بین‌المللی. 4. توانایی نمایندگی و مذاکره در جلسات و رویدادهای رسمی و بین‌المللی مطابق هدایت مقام ذیصلاح . 5. مهارت ارتباطات نهادی و دیپلماتیک و حرفه‌ای با وزارت‌ خارجه، سفارتخانه‌ ها و نهادهای بین‌المللی مرتبط با تجارت، سرمایه‌گذاری و ترانزیت . 6. مهارت جلب و هماهنگی همکاری‌های مالی، فنی و پروژه‌ای با سازمان‌های بین‌المللی (از طریق مکاتبات، پیشنهاددهی و پیگیری) . 7. انجام وظایف محول‌شده مطابق هدایت آمر بخش، ریاست هیئت عامل و/یا مقام ذیصلاح .